La pianificazione efficace del tempo

Dopo aver preso in considerazione le tue priorità  ed i tuoi obiettivi (Cosa),  devi passare all’azione per realizzarli (Come) , ma prima di fare questo è indispensabile che pianifichi il tuo tempo (Quando).

La pianificazione è il processo nel quale decidi come utilizzare il tuo tempo  per raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato di raggiungere.

Utilizzando  correttamente la pianificazione  è possibile:

• Capire quello che puoi  ottenere realisticamente con il tempo a tua disposizione.
• Fare un piano per sfruttare al meglio l’ uso del tuo tempo.
• Destinare abbastanza tempo per le cose che deve assolutamente fare.
• Lasciarti del tempo a disposizione  per le  emergenze e per gestire ‘l’inaspettato’.
• Ridurre al minimo lo stress evitando sovraccarico a te stesso e gli altri.

Come utilizzare lo strumento:

Ci sono molti strumenti di pianificazione  disponibili, tra cui agende, calendari, organizer  cartacei, PDA e  software integrati come MS Outlook o GoalPro.

La scelta dello strumento di programmazione più idoneo per te  dipende dalla tua situazione,dalla struttura attuale del  lavoro,dalle tue preferenze e dal tuo  budget:

Nella scelta dello  strumento che sceglierai devi tener conto  che devi  essere in grado di immettere le informazioni i in modo semplice e veloce, di poter  visualizzare i dati un arco temporale  appropriato, di avere  un corretto livello di dettaglio, nè troppo sintetico, né troppo dettagliato.

La pianificazione è meglio farla regolarmente ogni mese, con revisioni settimanali e giornaliere e deve essere impostata nel seguente modo:

• Inizia identificare il tempo che desideri  destinare al tuo  lavoro. Questo dipenderà dalla tua mole di lavoro tenendo conto anche  dai tuoi obiettivi personali.

• Quindi, identifica, in ordine di priorità   le azioni che dovrai  assolutamente compiere  per  fare un buon lavoro. 

Ad esempio, se gestisci delle persone, allora  devi trovare il tempo per esaminare  le questioni ed i problemi che possono sorgere nella gestione, gestire le deleghe e la supervisione dei compiti e degli incarichi.

Nello stesso modo, è necessario avere il tempo di comunicare con il capo, con i clienti e con tutte le persone con cui sei in contatto senza trascurare anche tutte quelle persone che sono importanti nella tua vita.

• Rivedere e revisionare le cose cha hai da fare  (“To Do List”) , programmare le attività urgenti con  alta priorità, nonché le attività di  manutenzione e di routine essenziali  che non possono essere delegate  e che non puoi evitare.

• Inoltre lasciati del tempo per gestire gli imprevisti. Imparerai con l’esperienza quanto tempo è necessario. Normalmente,  più è imprevedibile il lavoro, più tempo sarà necessario da dedicarci. 

In realtà nel  lavoro di molte persone le interruzioni sono un fattore  costante: alcuni studi dimostrano che in media  si viene interrotti ogni 14 minuti.

Ovviamente, non si può stabilire a priori quando si verificheranno le  interruzioni. Tuttavia, se lasci un po’ di spazio nella tua programmazione, avrai  la possibilità di riorganizzare il tuo lavoro per reagire efficacemente ai problemi che si presenteranno.

Questo  tempo che riserverai  a disposizione, ti consentirà, in caso di imprevisti, di mantenere le tue  priorità e di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Se il tempo che hai pianificato per gli imprevisti non è sufficiente, allora devi rivedere come hai pianificato il tempo  nei primi quattro passaggi e chiederti :  se le cose che devi fare sono assolutamente necessarie, se puoi  delegarle, o se le puoi semplificare o farle più velocemente. Ricordati che uno dei modi più importanti per avere successo è quello di massimizzare l’uso del tempo a propria disposizione.

Se il tempo il tempo che ti tieni a disposizione  è ancora insufficiente, allora potrebbe essere necessario rivedere  il tuo  carico di lavoro.

Se ogni sera rivedi la tua time-line ed analizzi come hai impiegato il tuo tempo durante il giorno, puoi scoprire  cose sorprendenti ….

Punti chiave:

La pianificazione è il processo con cui si prevede l’uso del tempo.  Mediante la pianificazione in modo efficace, è possibile sia ridurre lo stress e massimizzare la tua efficienza.

Prima di poter pianificare in modo efficiente, è necessario un efficace sistema di pianificazione. Questo può essere un diario, calendario, organizer cartaceo, PDA o un pacchetto software come MS Outlook o GoalPro 6. La soluzione migliore dipende interamente dalle circostanze.

La pianificazione è quindi un processo in cinque fasi:

1. Identificare il tempo che hai a disposizione.
2. Stabilire quali  sono compiti e le azioni essenziali per raggiungere i tuoi obiettivi.
3. Pianificare prima di tutto le attività ad alta priorità ed urgenti.
4. Lasciarti del tempo a disposizione per gestire le  emergenze  gli imprevisti e le interruzioni.
5. Nel tempo che rimane, pianificare le attività che riguardano le priorità e gli obiettivi personali.