E’ urgente… ma è davvero importante?
VUOI VERAMENTE RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI CHE TI SEI PREFISSATO?
Sei ansioso? Non ti è possibile concentrarti? Tutto sembra distrarti?
Lo sò, ogni tanto capita anche a me. Il tempo non basta mai e sempre di corsa.
Lo Stress è la conseguenza più evidente di tutte quelle cose che devi fare, in troppo poco tempo .
Quindi, come si può battere lo stress e portare a termine le cose che contano davvero?
La matrice Urgente / Importante ti può aiutare a pensare in termini di priorità, e determinare quali attività siano veramente importanti.
In questo articolo, vedremo come sia possibile utilizzare la matrice Urgente / Importante per gestire meglio il tempo in modo efficace.
Quale è la differenza tra “urgente” e “importante”?
Avere un’ ottima gestione del tempo significa essere efficaci e efficienti.e raggiungere le cose che prefissati di ottenere. Significa utilizzare il proprio tempo sulle quelle cose che sono veramente importanti e non solamente urgenti.
Per fare questo, bisogna innanzi tutto capire la seguente distinzione:
- Importanti sono quelle attività che portano al raggiungimento degli obiettivi, sia di vita che di lavoro.
- Urgenti sono quelle attività che richiedono un’ attenzione immediata, e sono spesso associate con il raggiungimento di obiettivi di qualcun altro. Le attività urgenti sono spesso quelle che esigono attenzione perché le conseguenze di non averle portarle a termine sono immediate, ma sono veramente importanti?
Nota:
L’idea di misurare e combinare questi due elementi concorrenti in una matrice è stata attribuita sia l’ex presidente degli Stati Uniti Eisenhower sia al dottor Stephen Covey.
La citazione di Eisenhower: “Quello che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante“, riassume perfettamente il concetto della matrice.
Il cosiddetto “Principio Eisenhower”, si dice che derivi da come Eisenhower organizava le sue mansioni ed i suoi impegni.
Nel 1994 Stephen Covey ha divulgato quest’ idea nel suo libro “The 7 Habits of Highly Effective People” (libro tradotto in italiano in: Le 7 abitudini per avere successo) dandogli il nome di “Urgent/ Important Matrix”,
Come utilizzare lo strumento
La matrice Urgente/Importante è un potente mezzo per identificare le priorità.
Come già acennato, utilizzarla aiuta a superare la naturale tendenza di concentrarsi troppo sulle attività urgenti, in modo da potersi focalizzare su ciò che è veramente importante.
Ecco come funziona: la matrice può essere disegnata come mostrato nella figura seguente
Il primo passo è assegnare a ciascuna delle attività un indice di importanza (per es. da 1 a 5). Questo indice rappresenta la misura di quanto sia importante l’attività al fine del raggiungimento dei vostri obiettivi. Cercate di non preoccuparvi dell’ urgenza in questa fase.
Una volta assegnato un valore di importanza per ogni attività, bisognerà valutarne la loro urgenza assegnandone un valore (per es. anche in questo caso da 1 a 5)
Ora avete le coordinate per inserire le attività nel quadrante.
In quale quadrante cade è la tua attività esaminata?
QUADRANTE 1: Urgente ed importante
Ci sono due tipi distinti di attività urgenti e importanti:. Quelli che non si poteva prevedere, e le altre che hai lasciato all’ultimo minuto.
Se possibile è meglio evitare di portare a termine le attività importanti all’ultimo minuto, il risultato è critico e stressante. Le attività importanti (quelle che ti portano all’obiettivo) è bene
pianificarle prima evitando la procrastinazione.
D’altra parte, non sempre si possono prevedere o evitate alcune attività importanti. In questo caso, l’approccio migliore è quello di identificare quali di queste potevano essere previste, e pensare a come si potrà programmare attività analoghe in modo che non diventino più urgenti.
QUADRANTE 3: Urgente e non importante
Le attività urgenti ma non importanti sono tutte quelle cose che impediscono o rallentano il raggiungimento degli obiettivi, e vi impediscono di portare a termine il vostro lavoro. In questo caso chiedetevi se queste attività possono essere riprogrammate, o se è possibile delegate ad altri. Una fonte comune di tali interferenze sono ad esempio le interuzioni da parte delle altre persone. A volte è il caso di saper dire educatamente di “No” e incoraggiare le persone a risolvere i loro problemi da soli. In alternativa, bisogna sapersi programmare un pò di tempo da dedicare agli altri è essere disponibili ma solo in determinati momenti.
Solo in questo modo si può rimanere concentrati sulle attività importanti per lunghi periodi.
QUADRANTE 2: Non è urgente, ma importante
Questo quadrante ci sono le attività che consentiranno di raggiungere gli obiettivi personali e professionali.
Bisogna assicurarsi di avere un molto tempo per fare queste cose per bene, in modo che non diventino urgenti. E’ anche importante ricordarsi di programmarsi un pò di tempo per essere in grado di affrontare eventuali problemi imprevisti.
Questo permetterà, con buona probabilità, di mantenere nei tempi previsti i vostri impegni importanti, e consentiranno di evitare lo stress e la pressione di un lavoro più urgente dello stretto necessario.
QUADRANTE 4: Non urgente e non importante
In questo quadrante ci sono le distrazioni, che dovrebbero essere evitate il più possibile.
Alcune attività potrebbero essere semplicemente ignorate o cancellate mentre altre si può decidere di farle, ma bisogna essere ben consapevoli che non contribuiscono ai risultati desiderati. Anche in questo caso, bisogna saper dire di “No” gentilmente, se è possibile.
Se le persone hanno chiari i vostri obiettivi ed i vostri confini, in futuro non ci proveranno nemmeno a chiedervi di fare cose “poco importanti”.
Punti chiave
La matrice Urgente / Importante consente di avere una visione completa dell’elenco delle attività da fare, e vi consentirà didentificare rapidamente le attività sulle quali ci si dovrebbe concentrare. Utilizzando la matrice, è possibile affrontare questioni veramente urgenti ed al tempo stesso continuare a lavorare focalizzati sugli obiettivi importanti.
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