Urgente o importante?

Il tuo leader ti ha chiesto di preparare una presentazione importante per un incontro critico. Hai solo pochi giorni per mettere insieme la presentazione, il tuo carico di lavoro è già elevato e hai una serie di altre attività “urgenti” nella tua lista di cose da fare. Sei ansioso, non riesci a concentrarti e tutto sembra distrarti. I fattori di stress temporale sono la fonte più pervasiva di pressione e stress sul luogo di lavoro e si verificano a causa della mole di lavoro, in poco tempo. Come puoi superare questo stress per fare un buon lavoro?

Una matrice urgente / importante (Matrice di Eisenhower)

Questa matrice ti aiuta a rivedere le tue priorità e determinare quali attività sono importanti e quali sono, essenzialmente, distrazioni. In questo articolo vedremo come è possibile utilizzare la matrice urgente / importante per gestire il tempo in modo efficace. Gestione del tempo significa essere efficaci ed efficienti. Per raggiungere i tuoi obiettivi devi dedicare tempo a cose importanti e non solo urgenti.

Per ridurre al minimo lo stress di troppe scadenze strette, è importante comprendere questa distinzione:

• le attività IMPORTANTI hanno un esito che porta al raggiungimento dei tuoi obiettivi (professionali o personali).
  le attività URGENTI richiedono attenzione immediata e sono spesso associate al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro.

Purtroppo le attività urgenti sono spesso le attività su cui concentriamo il nostro tempo; richiedono attenzione perché le conseguenze di non affrontarle sono immediate.

Questa matrice urgente / importante è stata attribuita all’ex presidente degli Stati Uniti Eisenhower e a Stephen Covey. “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”, riassume perfettamente il concetto.

Come utilizzare lo strumento 

La matrice è un modo potente, ma semplice di pensare alle priorità. Ti aiuta a superare la naturale tendenza a concentrarti su attività urgenti, in modo da avere abbastanza tempo per concentrarti su ciò che è importante per te. Ecco come funziona: la matrice può essere disegnata (figura 1) con le dimensioni di Importante e Urgente.

Seguire i passaggi seguenti per utilizzare la matrice per stabilire le priorità delle attività:

1. Definire e scrivi i tuoi obiettivi SMART.
2. Elenca tutte le attività e i progetti che ritieni di dover fare. Includi tutto ciò che richiede tempo al lavoro, per quanto non importante.
3. Su una scala da 1 a 5 (5 è estremamente importante) assegnare importanza a ciascuna attività. I tuoi obiettivi dovrebbero essere la tua luce guida.
4. Valuta l’urgenza di ogni attività (1-5). Quindi traccia ogni attività sulla matrice in base ai valori che le hai dato.

Ora studia la matrice usando le strategie descritte di seguito per capire se: sei in crisi,  è opportuno pianificare le tue priorità, hai il problema di interruzioni o perdite di tempo.

Buon lavoro!